Mọi điều cần biết về ứng dụng Files: cách quản lý dữ liệu hiệu quả nhất

Ứng dụng Files, nghe thì có vẻ đơn giản nhưng đây lại là cách quản lý dữ liệu vô cùng hiệu quả trên iOS. Đặc biệt là với bạn nào đang sử dụng iPad, Macbook với lượng dữ liệu khổng lồ thì lại càng cần đến ứng dụng này.

Có Files trong tay, bạn có thể sử dụng bộ nhớ iCloud dễ dàng và tiện lợi. Trong bài viết dưới đây, mình sẽ hướng dẫn chi tiết về cách thiết lập và sử dụng ứng dụng Files này nhé.

1. Ứng dụng Files là gì?

Files là một ứng dụng quản lý tập tin do Apple phát triển. Ứng dụng này được tích hợp cùng với hệ điều hành iOS 11 và có thể sử dụng trên tất cả các thiết bị của Apple như: iPhone, iPad, Macbook, Apple Watch.

Ứng dụng Files có trên cả hai nền tảng nhưng trên iPad sẽ tiện dụng hơn rất nhiều so với iPhone. Vì iPad có màn hình lớn nên có thể dễ dàng thực hiện thao tác kéo thả, hiển thị.

Giao diện của ứng dụng Files gồm một thanh công cụ với 2 mục: Browse và Recents.

Tab Browse gồm các mục nhỏ hơn, giúp phân loại dữ liệu trên thiết bị:

  • Locations – gồm các tuỳ chọn dịch vụ lưu trữ đám mây, iCloud Drive, và các tập tin vừa bị xoá gần đây;
  • Favorites – gồm các thư mục được người dùng đánh dấu để truy cập nhanh hơn; và
  • Tags – gồm các thẻ được gán cho một số tập tin nhất định để dễ dàng tìm kiếm.

Tab Recent chứa các tập tin bạn đang sử dụng. Đặc biệt là Recent sẽ hiển thị các tệp tin mới mở gần đây nhất, trên tất cả các thiết bị có cùng Apple ID.

2. Ứng dụng Files có chức năng gì?

Điều đặc biệt nhất của ứng dụng này là chúng có thể kết hợp với dịch vụ lưu trữ đám mây như iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive. Sau khi liên kết tài khoản của bạn vào Files, dù bạn đang dùng dịch vụ của hãng nào thì chúng đều xuất hiện như nhau, cách sử dụng cũng y hệt nhau.

Thậm chí bạn còn có thể copy file giữa iCloud với Google Drive nữa. Bạn có thể xem Files như là một app trung gian quản lý hết mọi dịch vụ lưu trữ trên máy vậy.

  • Files quản lý toàn bộ dịch vụ lưu trên máy bao gồm: iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive….
  • Files có thể sử dụng toàn bộ dữ liệu lưu trữ trên thiết bị.
  • Files dùng để tìm kiếm các tệp tin trên thiết bị.
  • Files dùng để duyệt và mở các tệp tin tài liệu lưu trong máy.
  • Files hiển thị các tệp tin mới mở gần đây nhất.
  • Liên kết trung gian giữa các dịch vụ lưu trữ, di chuyển tệp tin từ iCloud sang Google Drive dễ dàng.

3. Cách sử dụng và quản lý dữ liệu trên Files

Ứng dụng Files sẽ thay bạn sắp xếp các tệp dữ liệu 1 cách gọn gàng và khoa học. Vậy để tận dụng Files một cách hiệu quả nhất, bạn sẽ cần đến những thao tác quan trọng dưới đây.

3.1. Cách liên kết tài khoản cloud với Files

Để dùng được quản lý file với các dịch vụ cloud, bạn buộc phải cài app của các dịch vụ này vào iPad, iPhone của mình.

Ví dụ xài Dropbox thì cài app Dropbox, xài Google thì cài app Google Drive. Bạn cần tiến hành đăng nhập đầy đủ trên ứng dụng lưu trữrồi mới quay lại Files nhé.

Sau đó, ấn vào nút “Sửa”, những dịch vụ điện toán đám mây nào đã được cài sẽ xuất hiện tại đây. Gạt thanh gạt màu xanh để chúng hiện ra trong menu chính là xong.

3.2. Những thao tác với ứng dụng Files

Cách duyệt và mở file trên ứng dụng này đơn giản cực. Đầu tiên bạn chọn folder muốn xem, cứ click cho tới khi nào thấy tên file bạn mong muốn thì ấn vào nó để mở file. Cách tương tự như cách mở file bình thường trên máy tính thôi.

Một số tính năng khác trên Files như:

  • Tạo 1 thư mục mới.
  • Sắp xếp các thư mục.
  • Nút “chọn” nhiều thư mục cùng lúc.
  • Chọn kiểu xem, kiểu hiển thị thư mục trên Files.
  • Download thư mục.

Cả các thao tác copy, duplicate (nhân đôi file/folder), đổi tên, di chuyển, xóa, đánh dấu ưa thích hoặc copy link dẫn đến file cũng tương tự. Chỉ cần nhấn giữ ngón tay vào file / folder bạn muốn là 1 menu chọn sẽ hiện lên như dưới hình đây.

Riêng thao tác copy và di chuyển file từ thư mục này sang thư mục khác, bạn có thể chọn một lúc nhiều file rồi kéo thả chúng vào folder mong muốn. Sau khi đã copy, nếu muốn dán file xuống, bạn cũng nhấn giữ vào khoảng trống trên màn hình rồi chọn Paste/Dán là xong.

Lưu ý: Tính năng này hoạt động với tất cả mọi dịch vụ mà bạn có liên kết vào Files. Bạn có thể copy file từ Dropbox rồi dán sang Google Drive. Hoặc có thể copy file từ iCloud Drive rồi dán xuống Google Drive đều được hết.

Chi tiết hơn về các thao tác sao chép, xóa tệp trên Files bạn có thể xem trong bài viết Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Files trên iPhone nhé.

3.3. Cách mở tệp trong ứng dụng khác 

Giả sử dụng bạn có một file Excel và cần mở nó ra để chỉnh sửa trong Microsoft Office thì bạn phải làm thế nào? Chạm vào file mong muốn, ấn vô biểu tượng mũi tên ở góc màn hình rồi lựa app tương ứng để mở file.

Tương tự cho các file Word, PowerPoint, biểu đồ MindNode, gửi file qua Messenger, Skype, Telegram… Bất kì app thứ ba nào cho phép đều có thể mở file của bạn ngay tại giao diện của ứng dụng đó. Cách này cũng áp dụng khi bạn muốn email file cho người khác.

3.4. Cách lưu tệp từ ứng dụng khác vào Files

Để download hay lưu file từ trình duyệt hoặc app thứ ba vào Files:

  • Vào Safari > nhấn dấu mũi tên chia sẻ > Tạo PDF > nhấn dấu mũi tên thêm lần nữa > lưu vào Files (Lưu vào Tệp).​

Cách dùng của ứng dụng Files cũng rất đơn giản. Chỉ cần vài phút làm quen là bạn có thể sử dụng thành thạo rồi. Sau đó, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm dữ liệu hoặc di chuyển chúng từ iCloud sang Google Drive chỉ trong 1 nốt nhạc.\

Đừng quên chia sẻ bài viết nếu bạn thấy nó hữu ích nhé. ShopDunk – Chuỗi siêu thị Apple lớn nhất Việt Nam. Cửa hàng không chỉ cung cấp sản phẩm chính hãng Apple mà luôn sẵn sàng tư vấn các vấn đề về phần cứng, phần mềm.